Servicio para empresas
Staff y personal auxiliar para eventos corporativos
Congresos, presentaciones, convenciones y eventos de empresa necesitan personas que reciban, orienten, acrediten y ayuden a que asistentes y organización funcionen correctamente.
Personal auxiliar y staff para eventos corporativos en A Coruña y Galicia, con un único interlocutor para la organización.
Servicios
Qué puede cubrir nuestro personal
Recepción de asistentes
Personal en la entrada que recibe, informa y orienta desde el primer minuto. Es la primera impresión del acto y la que marca el tono.
Acomodación
Organización de los asistentes dentro del espacio: dirigirlos a su sala, llenar las filas por orden y mantener libres los pasillos y las zonas reservadas.
Staff y apoyo operativo
Personal auxiliar repartido por los puntos que necesite el evento y disponible para lo que surja durante la jornada.
Control de accesos
Organización de la entrada y del paso a las distintas zonas, dentro de las funciones que legalmente corresponden.
Atención al público
Un punto de información atendido durante todo el acto para resolver dudas sin que nadie tenga que buscar al organizador.
Acreditaciones
Comprobación de listados y entrega de acreditaciones según las instrucciones del organizador, cuando el acto lo requiere.
Para quién
Con quién trabajamos
- Empresas
- Agencias de eventos
- Promotores
- Organizadores de congresos
- Hoteles
- Espacios de eventos
- Administraciones
- Instalaciones deportivas
- Asociaciones y organizaciones
Cómo se controla
Cómo se organiza un congreso o un acto de empresa
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Reconocer el espacio antes del acto
Vemos el espacio con la organización: por dónde entra el público, dónde se puede formar cola sin bloquear el paso, cuántas salas hay y cómo se llega a cada una, dónde están el guardarropa, los aseos y el catering, y qué zonas quedan reservadas. Con eso decidimos cuántas posiciones hacen falta y dónde va cada persona.
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Instrucciones al equipo
Antes de abrir, todo el equipo sabe lo mismo: horario del acto, programa, nombres de los ponentes, quién accede a cada zona, qué se responde a las preguntas habituales y a quién se avisa si aparece algo que no está previsto. Un asistente no debería recibir dos respuestas distintas según a quién pregunte.
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La llegada
Es el tramo crítico. La mayor parte del público llega en pocos minutos y hay que moverlo sin que se forme un tapón en la puerta. Personal en la entrada recibiendo y orientando, personal dirigiendo hacia la sala y personal dentro acomodando. Los tres puntos a la vez, no uno detrás de otro.
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Durante el acto
Cuando el acto arranca, el equipo se reorganiza: se refuerza la atención a quien llega tarde, se controla el acceso a las zonas restringidas y se mantiene un punto de información. En congresos con salas simultáneas, personal en cada sala gestionando los cambios de sesión.
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Pausas, cambios de sala y cierre
Las pausas y los cambios de sesión mueven a todo el público a la vez y son el segundo momento de tensión de la jornada. Ahí hace falta gente orientando. Al cerrar, se comprueba que las salas y los accesos quedan despejados y se traslada a la organización cualquier incidencia.
Qué resolvemos
Los cuatro servicios que más nos piden
Recepción de asistentes
El asistente llega a un sitio que no conoce, muchas veces con el tiempo justo y sin saber a dónde tiene que ir. Si en la entrada no hay nadie, pregunta a quien pilla —recepción del hotel, personal de limpieza, otro invitado— y esa persona responde lo que buenamente sabe.
Ponemos personal en la puerta desde antes de la hora de citación, con la información del acto aprendida: dónde es, cómo se llega, a qué hora empieza y qué hay que hacer al entrar. La gente entra derecha a donde tiene que ir.
Lo que resuelve
- Nadie se queda parado en la puerta buscando a alguien a quien preguntar.
- La organización deja de responder las mismas cinco preguntas cien veces.
- El acto empieza a su hora porque el público ya está dentro.
Acomodación
Dejar entrar a la gente en una sala sin nadie que la acomode tiene siempre el mismo resultado: las últimas filas llenas, las primeras vacías, huecos sueltos por el medio y gente de pie al fondo mientras quedan asientos libres.
Nuestro personal dirige el llenado por orden, ocupa desde delante, mantiene libres los pasillos y las salidas y reserva las zonas que la organización haya marcado para ponentes, autoridades o prensa. Si hay que sentar a alguien en un sitio concreto, se sabe de antemano.
Lo que resuelve
- La sala se ve llena desde el escenario y desde las fotos.
- Los invitados con sitio asignado lo encuentran sin buscarlo.
- Pasillos y salidas despejados durante todo el acto.
- Los que llegan tarde entran sin cortar la sesión.
Staff y apoyo operativo
En todo evento hay una lista de cosas que no son de nadie: vigilar que la puerta de la sala se mantenga cerrada durante la ponencia, acompañar a un ponente hasta el backstage, reponer la documentación de la mesa de entrada, indicar dónde está el catering, cubrir un puesto mientras alguien descansa.
Ese trabajo, si no hay staff, lo acaba haciendo el organizador —que debería estar pendiente del acto— o no lo hace nadie. Aportamos personal auxiliar repartido por los puntos que haga falta y con margen para lo que surja, que en un evento siempre surge algo.
Lo que resuelve
- El organizador puede estar en el acto y no apagando fuegos.
- Cada punto del evento tiene a alguien responsable.
- Los imprevistos se resuelven sin parar nada.
- El equipo se reorganiza durante la jornada según dónde haga falta.
Control de accesos
En un acto de empresa el acceso no suele ser un filtro duro, pero sí tiene que estar ordenado: quién entra a la sala principal, quién pasa al espacio reservado, quién accede al backstage o a la zona de prensa, y a partir de qué momento se cierra el paso para no interrumpir.
Nuestro personal aplica los criterios que fija la organización, dentro de las funciones que legalmente le corresponden. Si además hace falta seguridad privada, la aportamos a través de las empresas habilitadas con las que colaboramos y coordinamos los dos equipos.
Lo que resuelve
- Las zonas reservadas se respetan sin que nadie tenga que discutir.
- El acto no se interrumpe por entradas a destiempo.
- Criterio uniforme: todo el equipo aplica lo mismo.
- Si hace falta seguridad privada, la coordinamos nosotros.
Un congreso no se cubre como una presentación de producto
Congresos
Varias jornadas, salas simultáneas y asistentes que entran y salen todo el día. Hace falta mostrador permanente, personal en los accesos a cada sala y gente que oriente por el recinto. La acreditación se entrega una vez y tiene que servir durante todo el congreso.
Presentaciones y actos de empresa
Duran poco y se concentran en una franja muy corta. Casi todo el esfuerzo va a la entrada y a la acomodación: que la gente pase rápido, encuentre su sitio y el acto empiece a la hora prevista.
Convenciones y actos institucionales
Suele haber protocolo, invitados con tratamiento diferenciado y zonas reservadas. El personal tiene que conocer de antemano quién accede a cada espacio y cómo se identifica, porque ahí no cabe preguntar sobre la marcha.
Beneficios
Por qué externalizar el staff del evento
- Un único interlocutor para toda la organización del personal.
- Equipo organizado, con instrucciones y funciones definidas antes del evento.
- Personal adaptado al evento según el tipo de acto y el perfil de asistentes.
- Cobertura puntual: contratas solo los días y las horas que necesitas.
- Capacidad para coordinar diferentes funciones dentro del mismo evento.
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